It's Okay to manage your boss
قد يكون الموضوع غريباً، لكن هذا ما عنون به الكاتب بروس تولجان كتابه المشهور، هذا الكتاب هو عباره عن تلخيص لخطوات مهمه ينبغي على الموظفين اتباعها ليستفيدوا من علاقتهم بأهم الأشخاص المؤثرين في حياتهم العمليه "رؤسائهم".
بروس في هذا الكتاب لخص العديد من الخطوات التي استخلصها من دراسته للأمر طوال ١٥ عاماً.....
بروس في هذا الكتاب وضح أسلوب إدارةٍ تقليدي يسمى Undermanagement هذا الأسلوب يُتبَع عندما تكون العلاقه بين الرئيس و المرؤوس تفتقد التفاعل المطلوب الذي يوضح المتطلبات التي يجب استنتاجها من علاقةٍ مماثله و هي:
١- وضوح ما يُتوقَّع منك كموظف.
٢- توفر الموارد و المعلومات المطلوبه في عملية التقييم.
٣- كفاءة عملية المكافأه على الأداء الجيد.
عدم توفر هذه المتطلبات سيجعل الرؤساء و المرؤوسين في حالة إرهاق تمنعهم من تقديم أفضل ما لديهم.
حسناً في البدايه لنعرّف هذا الأسلوب:
Undermanagement: من الممكن أن أعرفها بأسلوب الإداره المبالغ فيه، و تنتج لعدم وضوح قدرات المرؤوس أو أسلوبه في عمله و قد تنتج أيضاً من قلة التفاعل بين الرئيس و مرؤوسيه الأمر الذي قد يؤدي الى انعدام الوضوح بين الطرفين. هذا قد يؤدي الى تحوّل أسلوب الإداره من أسلوبٍ محترف إلى أسلوبٍ أشبه بالإدارة المدرسيه للأطفال.
هذا الأسلوب في الإداره محطمٌ كثيراً لعلاقة الرئيس بمرؤوسيه، ويؤدي في بعض الحالات لإعاقة الانتاجيه. بحسب تولجان و أبحاثه التي بدأت منذ ١٩٩٣م، تولجان استنتج أن أكثر المشاكل في بيئة العمل تنتج من اتباع هذا الأسلوب التقليدي في الإداره. المرؤوسين لا يستطيعون الحصول على أقل ما يستحقونه من مدرائهم و المدراء كذلك، النتيجه معاناةٌ جماعيه تقتل الانتاجيه و التفاعل بين الطرفين. بروس يعتقد أن من مسؤوليات الموظف أن يأخذ بزمام المبادره ليستطيع الحصول على ما يستحقه، هذا الأمر يتطلب إعادة التفكير في التصرفات و أسلوب العمل أيضاً....
هناك بعض الأساطير التي تنتج جرّاء افتقاد التواصل بين المدير و مرؤوسيه و التي يتبعها الجميع في بيئة Undermanagement منها التالي:
١- إذا كان أداء الموظف عالٍ جداً، إذاً فلا يجدر برئيسه اخباره عن تفاصيل مهامه.
٢- لزيادة قدرات المرؤوس في التفكير الابداعي ينبغي على الرئيس تركه يفعل ما يريد بطريقته الخاصه.
٣- الجميع ينبغي أن يلقى معاملةً خاصه.
٤- طريق النجاح يرتبط بما يريده الرئيس فقط، حتى و إن كان خاطئاً.
٥- التركيز على انشاء صداقةٍ مع رئيسك هي طريق النجاح الوحيد.
٦- اخفاء الأخطاء و المشاكل هي طريقةٌ مثاليه لتجنب المشاكل.
٧- لا توجد أخبار جيده دائماً، و الأسوأ عندما تخضع للتدريب و التوجيه باستمرار.
٨- اذا كان الرئيس لا يحب قراءة المستندات الورقيه، اذاً فلا يجب علي المرؤوس تطوير مهاراته في هذا المجال.
٩- اذا كان الموظف لا يحب التفاعل مع الآخرين، اذاً هو في وضعٍ خطِر.
١٠- الرؤساء دائماً لا يملكون الوقت لمقابلة موظفيهم.
قبل كل شيء ينبغي على المرؤوسين أن يعوا أن عليهم أن يديروا أنفسهم في البدايه،
لذلك وضع لهم بروس هذه النقاط في كتابه:
١- ينبغي على المرؤوس أن يعي الدور المطلوب منه جيداً قبل أن يتحمل مسؤولياتٍ إضافيه.
٢- ينبغي عليهم أيضاً أن يكونوا في أحسن حالاتهم عندما يمارسون عملهم، مطلبٌ صعب لكنه ممكن.
٣- ينبغي عليهم أيضاً أن يتأكدوا من أنهم لا يتصرفون ببذاءه و عنف ضد الآخرين أثناء عملهم.
٤- ينبغي عليهم أن يراعوا التنظيمات المتعلقه بمكان العمل و المهام المطلوبه منهم.
٥- ينبغي عليهم أن يؤدوا الكثير من المهام في أسرع وقت ممكن و بأكفأ طريقةٍ ممكنه.
٦- و لتجنب المشاكل، لابد أن يتوقعوها و يأخذوا احتياطاتهم قبل وقوعها.
٧- و لتطوير أنفسهم، سيكون من الواجب عليهم متابعة تطور مستويات أدائهم، شهرياً أو ربعياً أو حتي سنوياً.
و بحسب الكتاب، سيكون على المدير التواصل و الكلام مع موظفيه، في هذه الحاله ينبغي على المرؤوس اتباع النقاط التاليه:
١- تحدث عن العمل .
٢- طور نفسك فيم يتعلق بالطريقه المثلى لانهاء الحديث مع رئيسك سواءاً في مقابله أو محادثه عاديه.
٣- عندما تنقطع المحادثه بمناقشةٍ أخرى، عد مرةً أخرى للحديث عن العمل.
و فيما يتعلق بمتابعة مستويات الأداء، فهذه النقطه مفيده لعدة أسباب:
١- ستساعدك كثيراً في تحديد المهارات التي تتطلب تدريباً أو عنايةً خاصه.
٢- ستساعدك أيضاً في البحث عن موارد التطوير المتاحه لتطوير هذه المهارات وتحديدها بعنايه.
٣- ستساعدك هذه الخطوه في تقييم نفسك اعتماداً على المتوقع منك.
٤- هذا سيعين رئيسك أيضاً على متابعة أدائك الشخصي، و تقديم المشورة لك إن أمكن.
٥- سيظهر لرئيسك نقاط القوه التي لديك لتكون مكافئتك عاليه.
متابعة مستويات أدائك أيضاً ستساعدك أيضاً في:
١- توقع المشكلات التي قد تعيق سرعة أدائك قبل حدوثها و التجهيز لها مسبقاً،
عبر التدريب أو إسناد المهام لموظف آخر في فريقك.
٢- ستساعدك في ضبط خططك و أهدافك المستقبليه فيما يتعلق بأدائك.
٣- ستكسبك المزيد من المسؤوليه و الثقه أمام رئيسك.
السوال يبقى، كيف نتصرف عندما يكون للمدير تصرفاتٌ مؤذيه، أو يتبع أساليب مؤذيةً لك من ناحية الأداء؟؟؟
للإجابه على هذا التساؤل، أورد بروس في كتابه أمثلةً للتصرفات المؤذيه المعتاده ووضع بعض الطرق لحلها، وهذه بعضها:
أ- رئيسي يدع المشكلات الصغيره تتراكم حتى تصبح أكبر من أن أتعامل معها: الواجب على الموظف في مثل هذه الحاله، أن يراقب و يتكلم مع رؤسائه عن أي مشكلةٍ تواجهه، مهما صغر حجمها. الرؤساء من هذا النوع ينبغي أن يعرفون أن الموظف يعمل على حل مشاكله قبل أن تتطور لأن حل المشاكل جزء من مسؤوليته، و مع تبني هذا التصرف دوماً سيكون مهتماً بمعرفة إن كنت تحتاج المساعده أم لا.
ب- رئيسي يفرض علي متطلبات إضافيه على المهمه الواجب أداؤها رغم أنها غير مطلوبه و ذلك للاحتياط: هنا يجب على الموظف أن يعمل مع رئيسه على عمل خطة عملٍ "واضحة" المعالم قبل تنفيذ المهمة المطلوبه.
ج- رئيسي يتعامل معي و كأنني متوفرٌ على الدوام في أي وقت: الرؤساء من هذا النوع يفعلون ذلك عندما لا تظهر لهم الصوره الكامله للمهمه، ما ينبغي عليك فعله أن تعمل مع رئيسك على توضيح المطلوب و تقسيمه لقائمة مهام واحده تشمل جميع المهام المعقده و الصغيره للعمل المطلوب، يتم ذلك مرةً واحده. كلما زاد تعقيد القائمه كلما كان أفضل لأن ذلك سيشمل جميع المهام بجميع أنواعها في قائمة عملٍ واحده متفقٌ عليها و على الوقت اللازم لتنفيذها.
د- رئيسي يقول كل شيء هو مسؤوليتي، حتى و إن لم يكن كذلك في الحقيقه: الموظف مُلزَمٌ قبل تنفيذ المهمه أن يتفق مع رئيسه حول مسؤولياته عن المهام المطلوبه قبل تنفيذها، هذه الشفافيه ستحدد المسؤوليات و المتطلبات في وقتٍ مبكر مما يساعد على انجازها وفق ضوابط المسووليات المتفَق عليها مُسبَقاً.
هـ - رئيسي لا يتابع العمل، لكنه يتخذ قرارت تؤثر على الجميع: لئلا تتضرر من قرارات رئيسك فينبغي أن تضعه دائماً في الصوره، قابله قدر المستطاع في الصباح، قد يتطلب ذلك حضورك قبله إلى مكان عملك. لكن وضعه في الصوره دائماً و تواصلك الخاص معه فيما يتعلق بالعمل ستساعده كثيراً في اتخاذ قرارٍ صائب.
غ- رئيسي لا يستخدم سلطته إلا عندما تحدث مشكلةً كبيره: من الممكن أن توضح لمديرك مدى تأثيره و سلطته و ذلك عن طريق إيضاح المشاكل التي يمكن تجنبها في عملك ان استخدم سلطته مبكراً، هذا الأمر سيتطلب منك توقع المشاكل مبكراً و معرفةً جيده بسلطات مديرك. كما سيتطلب منك أن يكون حديثك معه في هذه النقطه ودياً أيضاً.
في نهاية الأمر إدارة الموظف لمديريه تعني أن يدفعهم هو لفعل ما يريده عبر تطوير الكثير من الأشياء، مهارات التواصل، العادات المهنيه، استيعاب الأدوار الواجب لعبها أيضاً، إدارة رئيسك ينبغي أن تأخذ أنت بزمامه لا هو............
