أضحى التواصل الكتابي من أهم وسائل التواصل العملي هذه الأيام، كان لاستخدام وسيلة البريد الالكتروني أعظم الأثر في توسيع قاعدة المعارف، توثيق العمليات المطلوبه و الخطط، المساعده على التواصل الهرمي الفعال حسب ترتيب المهام
و المسؤليات.
لا ننكر إن قلنا أنه حلَّ بديلاً لكثيرٍ من وسائل الاتصال المعروفه و المُستخدَمه في إدارة الأعمال.
و لهذا قد يكون أحياناً سبباً لتكوين انطباعٍ جيد
أو سييء عن المستخدم حسب طريقة استعماله له.
لذلك كان هناك بعض الأمور الواجب الانتباه لها عند كتابة رسالةٍ احترافيه إلكترونياً، لأنه قد يترتب عليها الكثير من الأخطاء و الانطباعات التي قد تؤثر على مسيرتك الوظيفيه أو حتى سمعة المنظمه التي تعمل بها، أوردت بعضاً منها فيما يلي:
١- أكره هذا المكان:
بالطبع إعادة الهيكله في بعض المنظمات قد يزعج البعض و يتسبب في الشعور بالغضب و الاحتقان
و الانفعال أحياناً، نصيحتي لك يا صديقي ألا تنقل هذه المشاعر لتُتَرجَم على شكل رسالةٍ الكترونيه قد تُوثَّق. من الأجدر إن كنت معترضاً على قرار ما أن تقابل رئيسك و تناقشه وجهاً لوجه، و أن تُرتب لذلك اللقاء حتى تحصل على الدعم الكامل لموقفك و وجهة نظرك بشكل شخصي و مغلق.
٢- ما اقدر اداوم ابي اجازه مرضيه بكرا:
الكثير قد يرى البريد الالكتروني وسيلةً مناسبه لقول كل شيء و أي شيء، هذا صحيح أحياناً فيما يتعلق ببعض جزئيات العمل و ترتيباتها.
قد يتقبل بعض المدراء هذا الأمر، لكن لشرح ظروفك الخاصه بشكلٍ محترف لا يُنصَح باستخدام بريدك الالكتروني، و ذلك لأن رئيسك سيرغب بالاطلاع على مزيدٍ من التفاصيل قبل إعطائك الإذن. لذلك الاتصال الهاتفي برئيسك أو من ينوب عنه سيعطيك فرصةً أفضل لشرح ظروفك الخاصه و سيزيد فرصتك أيضاً في مراعاتها.
٣- بادور على وظيفه ثانيه، ما ينفع اشتغل هنا:
قد تسوء الأمور أحياناً و يلجأ بعض الموظفين الى الاستقاله و تبيين ذلك عن طريق البريد الالكتروني. قد يطن البعض أن فعل أمرٍ مماثل سيمثل ورقة ضغط على المنظمه و على رئيسه لابقائه أو زيادة راتبه. لكن الحقيقه عكس ذلك تماماً، سيُنظَر إليك على أنك سببٌ للاضطرابات و المشاكل و ستُقلَب الورقة التي استخدمتها ضدك، صحيح قد ينجح هذا الأمر، لكن في الحالات الاستثنائيه جداً.
٤- المرسل: meedo
من غير اللائق اختيار اسم شهره كاسمٍ رسمي في تعاملاتك لأن ذلك أحياناً سيعطي انطباعاً بعدم الجديه، من الممكن أن يُستخدم هذا الأمر في بعض الأعمال التي يغلب المرح على طبيعتها، لكن في الأعمال الرسميه و التي تتطلب تمثيلاً احترافياً لإنجاز الأعمال لا يُنصح أبداً باختيار أسماءٍ غير مناسبه في البريد الالكتروني.
٥- ايش دخلني ؟! احنا مالنا دخل:
هذه العباره قد تُستَخدَم كثيراً، قد تعطي انطباعاً بالتخلص من المسؤليه او عدم الرغبه في المساعده
قد نواجه كثيراً بعض الأحيان أن نستقبل بعض الطلبات التي لا نختص بها، لا ينصح أبداً بتوضيح المسأله بهذه الطريقه. لايضاح هذا الأمر بفاعليه يُنصح بإضافة أحد المختصين إلى المحادثه أو التأكد من بعض الزملاء الذين مروا بنفس الأحداث لمعرفة المختصين بإنجاز العمل المطلوب، أو التحدث هاتقياً مع المرسل لمزيدٍ من المعلومات و توجيهه للمختصين، يعقب ذلك إيضاح الأمر في البريد الالكتروني بتوجيه المرسل إلى أحد المختصين.
٦- Whatever, I don't care.
قد تُقال على سبيل السخريه، لكنها أحياناً تعطي انطباعاً بعدم الاكتراث و اللامبالاه، لا ينبغي أبداً استخدامها في المراسلات الرسميه.
٧- حذف الرسائل خوفاً من المسؤليه:
قد يتعرض البعض لاتخاذ القرارات، لكنه يخشى الافصاح بذلك في المراسلات الرسميه لحماية نفسه، أو تهرباً من المسؤوليه، و إن أفصح به رسمياً حذف البريد لتجنب المسائله فيما بعد، يحدث ذلك كثيراً في القرارات الحساسه. حذفك للبريد لا يفيد كثيراً فقد يوثق الطرف الآخر كل شيء، اذا تعرضت لموقفٍ مماثل ناقش قرارك مع رئيسك المباشر قبل اتخاذه بعد التأكد من فاعليته أوضحه في ردك مع إضافة رئيسك الى المحادثه. لا تقلق كثيراً، من واجبات رئيسك ان يوفر لك الدعم اللازم لأن سمعة المنظمه قد تعتمد على قراراتك أحياناً و اتباعك للخطوات السابقه يبين أنك اجتهدت بشكلٍ كافٍ، سيعكس الأمر أيضاً ترابط منظمتك بشكلٍ فعال.
٨- شباب مين يطلع معي بعد الدوام ؟! :
استخدام بريدك الالكتروني لدعوة أصدقائك لحضور الأنشطة الشخصيه خارج إطار العمل لا يعكس احترافيتك بشكلٍ جيد. قد يُستَخدَم البريد الالكتروني الرسمي في الدعوه للمناسبات الخاصه "المهمه" لكن لا يُنصَح بالإكثار من ذلك.
إن كان الأمر كذلك، فمالداعي لاختراع بطاقات الدعوه او تطبيقات الاتصال ؟! يُستثنى من هذا الأمر الأنشطة الاجتماعيه و الخارجيه التي تنظمها المنظمه التي تعمل فيها.
٩- بيني و بينك:
البريد الالكتروني الرسمي فضاءٌ مفتوح و يُعتَبر من ضمن المراسلات الرسميه المُعتَمَده، ما تعتقده أنت ليس مكانه بريدك الالكتروني يمكنك استخدام الهاتف أو ترتيب اجتماعٍ مغلق لايضاح أفكارك العملية الخاصه.
في النهايه، ينبغي مراعاة أن البريد الالكتروني قد يكون وسيلةً في صالحك
أو ضدك. لم يعد أمراً تافهاً لا ينبغي الاهتمام به بل قد يؤثر كثيراً على حياتك المهنيه. استفد منه قدر الإمكان لإظهار احترافيتك بشكلٍ لائق، حاول أيضاً أن تستفد قدر الإمكان من التواصل مع الآخرين عبر الوسائل التي لا تطغى عليها الرسميه كثيراً، و ذلك لتوسيع دائرة معارفك و توثيق صلاتك بهم لإنجاز أكبر قدرٍ من الأعمال في وقتٍ قياسي بدون تعطيل.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق